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Ideias organizadas sobre temas interessantes

Como elaborar calendários de actividades?

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O plano de Actividades é o documento que identifica todas as actividades onde o Clube esteja envolvido durante o ano programado.

Neste artigo abordo as questões mais importantes relacionadas com a elaboração de um calendário de actividades para um clube desportivo, de modo a que o mesmo sirva de fio condutor à tarefa real que os clubes enfrentam anualmente.

Periodicidade

Por norma o Plano de Actividades é anual, podendo, para projectos concretos ser plurianual.

Por exemplo, em eventos desportivos cuja preparação e implementação cruze 2 ou mais anos, o Plano de Actividades poderá ser construído para todo o evento (Jogos Olímpicos, Jogos da Lusofonia, …).

Também em projectos desportivo específicos poderá existir um Plano de Actividades plurianual, por exemplo, para o desenvolvimento de um determinado sector de formação de um clube, cujas actividades cruzem 2 ou mais anos.

Não obstante, aconselha-se que, para cada um destes projectos do clube seja produzido um Plano de Actividades específico, devendo posteriormente ser transpostas para o Plano de Actividades anual do clube, as actividades desse plano específico que se desenvolvem no ano em causa.

Assim, será facilitada a gestão das actividades do clube, o acompanhamento do orçamento e a produção dos necessários relatórios (no final do ano).

Actividades

Neste Plano podem identificar-se actividades:

  1. Organizadas pelo Clube
    1. Desportivas
      1. Globais (Ex. 1/2 maratona popular)
      2. De uma modalidade apenas (Ex. Torneio de Andebol)
    2. Formativas
      1. Para atletas (Ex. Formação de Regras do Jogo)
      2. Para Treinadores (Ex. Reciclagem Associativa de Treinadores)
      3. Para Árbitros (Ex. Reciclagem de Arbitragem)
      4. Para pais e filhos (Ex. Benefícios da prática desportiva em idades jovens)
    3. Socioculturais
      1. Periódicas (Ex. Festa Anual do Clube)
      2. Ocasionais (Ex. Celebração da vitória no campeonato)
      3. De carácter organizativo (Ex. Reuniões de Direcção, Assembleias de Sócios, Reuniões com Encarregados de Educação, …)
  2. Onde o clube participe
    1. Desportivas
      1. Globais
      2. De uma modalidade apenas
    2. Formativas
      1. Para atletas
      2. Para Treinadores
      3. Para Árbitros
      4. Para pais e filhos
    3. Socioculturais
    4. De carácter Organizativo

Princípios a observar na produção do Plano

No momento em que o clube elabora um plano de actividades para os seus sócios deverá ser tido em conta que o mesmo faz parte de uma estrutura desportiva e que deve incluir nesse plano actividades destinadas aos sócios que tem no clube, e não aos que gostaria de ter.

A organização do desporto em Portugal faz-se de forma aproximadamente semelhante nas várias modalidades desportivas.

Sendo um estado intervencionista, estão previstas na actual Lei 5/2007, de 16 de Janeiro – Lei de Bases da Actividade Física e do Desporto, as grandes orientações e forma de organização do desporto no nosso país.

Os atletas integram clubes, estes organizam-se em Associações que por sua vez se filiam na Federação Desportiva Nacional (FDN) correspondente.

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Assim, a elaboração de um Plano de Actividades para um clube merece sempre 2 análises:

  • Do exterior para o interior, de cima para baixo;
  • Do interior para o exterior, de baixo para cima;

Do exterior para o interior, de cima para baixo

Devemos ter em conta as actividades promovidas pela FDN, em seguida pela Associação e depois, com base nesses dados, desenhar as nossas actividades.

É necessário ter em conta as datas das provas nacionais federativas, porque:

  • Se dispomos de atletas que possam ser seleccionados para participar nessas provas, toda a programação de treinos deverá ter em conta esse facto;
  • Para além da participação dos atletas deverá ser tido em conta o envolvimento das pessoas por trás dos atletas (pais, familiares, dirigentes, etc., …)
  • O treinador poderá ser, para além de treinador do seu clube, treinador da Associações, Árbitro, dirigente. A acumulação de cargos e funções é uma realidade menos boa no desporto a que se deve procurar fugir, mas, existindo, deverá ser tida em conta;
  • Se promovermos uma actividade para uma data coincidente com uma prova nacional, poderá ocorrer que o público-alvo dessa actividade tenha optado pela participação nessa prova;

Se abordarmos os eventos Associativos chegaremos a conclusões semelhantes no que toca à escolha das datas.

Em termos de exterior, deverão ser tidas em conta os acontecimentos sociais que possam condicionar a disponibilidade e envolvimento das pessoas.

Como exemplo, de fácil entendimento, deixo:

  • Férias escolares;
  • Períodos de avaliação escolar;
  • Feriados;
  • Datas festivas – Natal, Carnaval, Páscoa.
  • Estações do Ano;

Do interior para o exterior, de baixo para cima

Após analisada a influência externa e superior (em termos organizativos), é tempo de olharmos para dentro do nosso clube e determinar quais as actividades a implementar que possam ser uma mais-valia para a actividade formativa ou competitiva que se pretende levar a cabo. Para isso devem ser tidos em conta alguns pressupostos:

As actividades onde o clube participa devem ser seleccionadas

Mesmo tendo em conta que foi considerado o calendário Nacional e o calendário Associativo, pode resultar ainda assim, que alguns dos atletas não tenham âmbito de participação neste conjunto de actividades.

Sabendo nós que as actividades são um meio de formação, é essencial proporcionar actividades para todos.

No início da sua formação desportiva, o atleta terá menos necessidade de participação em actividades/competições porquanto se encontra em fase de aquisição de conhecimentos. À medida que vai evoluindo tecnicamente dentro da modalidade terá maior necessidade de colocar os seus conhecimentos à prova em participação, competição ou formação avançada.

Por outro lado, ao proporcionar actividades a atletas iniciados, deve ter-se em consideração que a menor ou maior qualidade pedagógica e formativa das mesmas estará a condicionar a maior ou menor evolução da aprendizagem dos atletas.

Por esse motivo, a escolha das actividades deverá ser feita em função do grupo de trabalho e não devem ser escolhidas actividades apenas para cumprir com os calendários federativos ou associativos se o grupo de atletas não beneficiar com a participação nas mesmas.

Os clubes devem organizar actividades!

Não é bom para a estrutura de um clube que não se organizem actividades.

Ao organizar uma actividade desportiva por exemplo, promove-se a detecção de talentos ou o desenvolvimento de qualidades já existentes nesse âmbito.

Cada vez mais, existe a necessidade de dotar os clubes de conhecimentos em áreas tão diversificadas de conhecimento quanto possível.

O relacionamento dos clubes com outros agentes sociais, económicos ou culturais, por intermédio dos seus líderes (Treinadores, Dirigentes, …), é cada vez mais amplo, útil e pertinente.

Sendo as actividades um meio de excelência na promoção do desporto (e da sua modalidade em concreto), é necessário que os dirigentes tenham conhecimentos organizativos adequados para planear, organizar e implementar actividades.

A organização de actividades desempenha um papel importante:

  • No envolvimento dos familiares dos atletas na modalidade;
  • Na aproximação dos Treinadores aos familiares dos atletas;
  • Na aproximação dos agentes de outras modalidades à nossa;
  • Na aproximação dos dirigentes do clube à modalidade;

Estrutura do Plano de Actividades

O plano de Actividades deve ter referência aos seguintes elementos:

Resumo

No resumo do Plano de Actividades, a direcção do clube poderá fazer uma pequena apresentação do clube (o seu organigrama, o seu historial e resultados anteriores, nº de sócios, secções e modalidades propostas, treinadores, parceiros, patrocinadores, …).

Esta apresentação deve ser breve e objectiva, contendo as grandes linhas orientadoras do clube, as políticas a adoptar, as metas propostas e as grandes opções estratégicas, contextualizadas por uma análise do envolvente, das políticas desportivas municipais que afectam o clube e por uma análise demográfica da região.

Sendo um documento introdutório, e por se encontrar no início do Plano, será com certeza o texto mais lido e aquele que pode despertar o interesse para uma leitura mais atenta por parte dos “mais importantes” (autarquias, políticos, patrocinadores, dirigentes desportivos, …)

Metas e Objectivos

A definição de metas deve ser feita em conjunto com os agentes que intervêm directamente na implementação das actividades do clube, sejam desportivas, de formação ou culturais.

Para dar início à elaboração de um Plano de Actividades deve estar munido dos planos desportivos de cada modalidade do seu clube e ainda dos planos de intenções de cada secção não desportiva.

A identificação dos destinatários das actividades a incluir no Plano de Actividades é a solução para um Plano bem elaborado, por isso deve ser feita uma caracterização muito cuidada do público-alvo das mesmas.

É de acordo com esses objectivos e planos de intenções que deve ser feita a escolha das actividades.

Reforço a ideia de que, a definição de objectivos desportivos para cada modalidade do clube, deve ser feita com uma forte intervenção dos treinadores e responsáveis técnicos do mesmo.

Deste modo estamos a garantir que existe uma adequada correspondência dos objectivos ao grupo de trabalho, ou que, pelo menos essa questão foi pensada.

Não devemos esquecer que actualmente o desporto se encontra quase que unanimemente dividido em duas grandes áreas: Desporto de Competição e Desporto de Recreação. Os objectivos para ambas as áreas devem ser tratados separadamente.

Paralelamente existe a necessidade de definir outro tipo de objectivos que podem ser sintetizados como não desportivos.

O clube pode ter secções culturais ou de formação e nessas os objectivos são normalmente diferentes dos pretendidos a nível desportivo.

 

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Opções estratégicas

Frequentemente o Plano Estratégico do clube, não sendo um segredo, não é divulgado ao público em geral.

O Calendário de Actividades é um documento onde se podem incluir as principais opções estratégicas que contribuem para que se alcancem as metas, objectivos gerais e objectivos específicos pretendidos.

Deve usar-se uma linguagem simples e directa com informação objectiva.

Reforço que o Plano de Actividades, sendo um documento técnico, deve identificar soluções e não prender-se em linguagem confusa e que necessite de interpretação.

Identificadas as metas a alcançar, devem propor-se com objectividade as opções estratégicas para as alcançar, através do cumprimento cumulativo dos vários objectivos gerais e específicos listados.

Listagem de Actividades

A listagem de actividades deve ser feita com recurso a uma tabela com campos comuns, permitindo uma leitura fácil e uniforme das mesmas.

Para mais fácil leitura e distribuição, as actividades devem ser organizadas:

  • Por datas – Listagem Geral
  • Por modalidade
  • Por secção
  • Por objectivo

As vantagens deste procedimento são inúmeras tanto no campo da divulgação como no campo dos custos.

Um calendário de actividades pode ser algo extenso e a sua distribuição pelos sócios poderá resultar onerosa.

Por exemplo, na reunião de pais da turma de formação de andebol (crianças de 7 a 9 anos), é aconselhável distribuir o calendário com as actividades onde os jovens desportistas estejam envolvidos de modo a focar a atenção dos mesmos para a apresentação e discussão das datas.

Por experiência, um excesso de actividades provoca a dispersão, resulta em troca de datas e confusão por parte dos encarregados educação.

Fichas Técnicas de Actividade

A Ficha Técnica de Actividade é um documento essencial para a gestão de cada actividade desde o seu desenho, até ao momento de produção do seu relatório.

De modo a provocar o seu envolvimento, deve ser pedido aos treinadores e chefes de secção que proponham a implementação de actividades com uso deste documento.

Resultará que uma grande parte das Fichas será preenchida parcialmente porque este documento contém informação que deve provir de vários agentes.

No entanto, a informação técnica e que pode indicar uma preparação (ou não) do corpo técnico para implementação da actividade, constará desse documento e pode ser muito útil no momento de decidir se a mesma se inclui no Plano ou não.

Passos a tomar para a elaboração do Plano de Actividades

Os passos que proponho de seguida deverão ser adaptados à dimensão e estrutura organizativa do clube. A proposta apresentada destina-se a um clube de dimensão média. O excesso de pormenorização nos procedimentos para elaboração do plano de actividades poderá tornar o processo demasiado demorado e pouco flexível.

Provavelmente ocorrerá que as propostas dos treinadores e dos chefes de secção serão em número elevado para a capacidade de organização existente no clube. Se assim for significa que existe no clube um grupo de pessoas motivadas e determinadas em dar vida ao seu clube. Aproveite-se este dinamismo para exigir que trabalhem com qualidade.

No entanto, sabemos que não é possível implementar todas as actividades propostas pelos vários agentes.

Para fazer uma escolha correcta das actividades sugiro:

  1. Defina a equipa que vai responsável pela coordenação do Plano de Actividades (esta equipa não deve ser demasiado grande mas possuir capacidades multi-disciplinares);
  2. Forneça a essa equipa os planos de actividades de anos anteriores (fundamental para estarem informados das opções de anos anteriores e analisarem a continuidade das grandes opções estratégicas, os erros cometidos, os casos de sucesso, …);
  3. Analise as Fichas Técnicas de Actividade (entregues pelos técnicos e chefes de secção)
    1. As Fichas que não estão totalmente preenchidas ou apresentam incongruências ao nível técnico poderão facilmente ser rejeitadas.
    2. Nas mesmas fichas está identificado um conjunto de despesas e receitas inerentes à actividade. Fixe um rácio de rentabilidade para cada actividade. Com base nesse rácio será fácil rejeitar aquelas actividades que estejam abaixo do valor fixado.
    3. As Actividades propostas devem permitir a progressão ao longo do ano. Se a organização das actividades propostas não respeitar uma progressão será fácil rejeitá-las.
  4. As fichas aprovadas devem ser reunidas e introduzidas num documento único feito com rigor, detalhe e numa base realista, onde se deverão considerar vários factores:
    1. Datas – as actividades devem ser espaçadas no tempo para que o clube tenha actividade ao longo do ano. A concentração excessiva absorve demasiados recursos e resulta normalmente em fracasso por cansaço dos intervenientes. Tenha em atenção as datas festivas, férias escolares e grandes eventos desportivos televisionados;
    2. Progressão – para além de dever existir uma progressão dentro de cada modalidade, deve também existir uma progressão em todas as actividades do Plano ao longo do ano;
    3. Adequação às metas estabelecidas – uma actividade com valor que não contribua para alcançar as metas do clube não deve ser considerada;
    4. Disponibilidade de recursos para implementação da actividade – financeiros, humanos e materiais;

Agentes intervenientes na elaboração do Calendário de Actividades

 

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A análise do gráfico anterior não deixa margem para dúvida da complexidade que existe no desenho e programação de actividades porque estas são cada vez mais um resultado da intervenção de um variado conjunto de agentes.

A escolha das actividades do clube deverá ter em conta estes agentes e a sua maior ou menor contribuição para o sucesso das mesmas.

 

"Se você tem uma laranja e troca com outra pessoa que também tem uma laranja, cada um fica com uma laranja. Mas se você tem uma ideia e troca com outra pessoa que também tem uma ideia, cada um fica com duas." Confúcio

 

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